Jokainen täydennysseremonia on iso tapahtuma – ainakin asiakkaalle. On melkein sanomattakin selvää, että haluat jakaa tämän hetken ystävien, tuttavien, sukulaisten tai jopa asiakkaiden ja liikekumppaneiden kanssa. Tämä toimii pääsääntöisesti vain kutsukirjeen kanssa. Ja oikeat sanat ovat tärkeitä. Tarpeeksi syytä tarkastella sitä tarkemmin.
Perus
Päivystysseremonia on eräänlainen virstanpylväs rakennuksen rakentamisessa. Tämä merkitsee rakentamisen tärkeän ensimmäisen vaiheen valmistumista. On melkein sanomattakin selvää, että tätä on tietysti juhlittava. Kuitenkin, kuten me kaikki tiedämme, juhla ilman vieraita ei ole paljon arvokasta. Kutsu tarvitaan, jotta ihmiset todella osallistumaan juhlatilaisuuteen. Jos sinulla on sukulaisia ja läheisiä ystäviä, ei normaalisti pitäisi olla ongelma saada heidät mukaan juhliin. Tuttujen kanssa asiat näyttävät kuitenkin hieman erilaiselta. Ja jos rakennus ei ole vain rakennettu yksityisesti, vaan toimii uudisrakennuksena tai yrityksen laajennusna, kohtaat nopeasti uusia haasteita liikekumppaneiden, asiakkaiden ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä yleisön tavoittamisessa toimivalla kutsulla. Molemmissa tapauksissa seuraavat asiat on tehtävä selväksi:
- Ihmisten aika on rajallinen
- Sinulle asetetaan tänään paljon vaatimuksia ja olet usein iloinen, kun sinulla ei ole tapaamisia
- Yhä useammat ihmiset odottavat jotain erityistä, esimerkiksi ottamaan vastaan kutsun
- Ihmisiä tulee aina käsitellä emotionaalisesti, ei vain rationaalisesti
- Mitä yksilöllisempi ja henkilökohtaisempi kutsu on, sitä tehokkaampi se on
- Kutsun täytyy saada sinut uteliaaksi ja halutessasi osallistua tapahtumaan
- Sen tulee myös olla mahdollisimman lyhyt
- Tekstin lisäksi myös houkutteleva muotoilu
Ihmisillä on nykyään loputtomasti mahdollisuuksia. He voivat vapaasti päättää, miten he haluavat viettää rajallisen vapaa-aikansa. Täydennysseremonian kutsutekstin tulee siis olla mahdollisimman motivoiva - ja sillä on välttämättä oltava jotain tekemistä kyseessä olevan rakennuksen ja asiakkaan kanssa. Tietysti tarvitset myös erittäin tarkkoja tietoja, kuten päivämäärän, paikan ja juhlan alkamisen.
Raitis-faktuaalinen vs emotionaalinen-henkilökohtainen
Periaatteessa on kaksi tapaa kirjoittaa kutsuteksti täydennysseremoniaan - joko raitis-faktuaalinen eli olennaiseen tietoon keskittyvä tai tunne-henkilökohtainen ilman, että tarvittavat tiedot puuttuvat. Kokemus osoittaa, että toinen lähestymistapa on tehokkaampi. Katsotaanpa kahta esimerkkiä:
- " Haluamme lämpimästi kutsua sinut uuden talomme täydennystilaisuuteen XX. XX. XXX klo XX. XX XXXXX Streetille."
- " Hurraa, se on valmis! Uuden talomme kuori on valmis ja voimme juhlia täydennystilaisuutta. Meille tämä on hyvin erityinen hetki, jonka haluamme ehdottomasti jakaa kanssasi. Siksi kutsumme sinut lämpimästi täyttöseremoniaan XX. XX. XXX klo XX. XX XXXXX Streetille."
Molemmat versiot laajentavat kutsun ja sisältävät kaikki tarvitsemasi tiedot. Vaihtoehto kaksi sisältää kuitenkin paljon tunteita. Se myös korostaa, kuinka tärkeää rakennuksen omistajille on, että mahdollinen vieras osallistuu tapahtumaan. Lyön vetoa, että se houkuttelee enemmän vieraita kuin vaihtoehto yksi - yksinkertaisesti siksi, että ihmiset haluavat, että heitä käsitellään emotionaalisesti ja henkilökohtaisesti. Voidaan nyt vastustaa, että tämä toimii yksityisesti, mutta ei silloin, kun yritys juhlii täydennystilaisuuttaan. Päinvastoin, täällä voi tehdä myös tunnepuheen, vaikka sen pitäisi olla hyvin mitattu.
Esimerkki
“Uuden hallintorakennuksemme kuori on valmis. Pian pystymme tarjoamaan työntekijöillemme, liikekumppaneillemme ja asiakkaillemme modernin, hyvänolon tunnelman. Tämä on tärkeä askel yrityksillemme menestyäkseen myös tulevaisuudessa. Siksi haluamme kutsua sinut täydennysseremoniaan XX. XX. XXX klo XX. XX pm XXXXXX Streetille."
Tunteet ovat myös osansa tässä tekstissä, ilman että se rappeutuisi ylenp alttiseksi. Samalla korostuu uuden rakennuksen merkitys.
Lehdistökutsu
Yrityksen tai yrityksen tulisi ehdottomasti kutsua lehdistö tulevaan täyttöseremoniaan, sillä esimerkiksi sanomalehtiraportti voi olla ilmaista mainontaa tai ainakin hyvää PR:tä. Jotta kutsu huomattaisiin, kutsutekstin tulee sisältää lisätietoa pakatussa muodossa, jota toimittajat voivat työskennellä. Tämä sisältää esimerkiksi tiedon siitä, kuinka paljon uuteen rakennukseen on investoitu tai kuinka monta henkilöä siellä työskentelee tulevaisuudessa. Jos siinä on erityisominaisuuksia, kannattaa myös mainita ne. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, taustatietoa yrityksestä on tärkeää.
Runot
Runot ovat äärimmäisen suosittuja, kun on kyse kutsusta täydennysseremoniaan. Löydät niitä Internetistä runsaasti. Runot varmasti toimivat, jos niissä on tietty henki ja mieluiten niissä on myös ripaus huumoria. Niitä tulee kuitenkin käyttää vain yksityisesti. Jos päätät käyttää valmiin runon, sinun on ehdottomasti lisättävä siihen persoonallisuutta. Viime kädessä kaikki riippuu yksilöllisyydestä ja tunteista.
